En la actividad cotidiana de cualquier empresa se necesita el uso de muchísimos suministros. Desde bolígrafos y papel, hasta cartuchos de tinta y hojas de impresión, son muchos los insumos que se utilizan diariamente en cualquier actividad.
Y, poco a poco, el consumo de estos elementos puede convertirse en un verdadero gasto para tu empresa. Es por ello que se aconseja mantener, en todo momento, un claro inventario de tus suministros de oficina.
Existen sin embargo muchas maneras de llevar este tipo de registros. Aquí te contaremos cómo aprovechar las ventajas de una hoja de cálculo para inventariar tus suministros de oficina.
Preparando el inventario de suministros de oficina.
Realizar un inventario exhaustivo de todos los materiales que se usan en tu oficina a diario puede parecer una tarea titánica, pero si lo realizas con tiempo y aplicando trabajo en equipo, podrás lograrlo.
Estos son los pasos a seguir para conseguir un detallado inventario de tus suministros de oficina.
- Recorre tu espacio de trabajo a conciencia. Observa bien cuáles son los materiales que se encuentran en cada área y cada escritorio y toma cumplida nota.
Recuéntalo todo. Anota exactamente las cantidades que tienes de cada uno de los suministros. La exactitud es importante. - Reconoce faltantes. Observa si hay algún material que falte, y consúltale a tus empleados si ellos necesitan que les proveas de algo que aún no tienen.
Una vez que hayas completado los datos, puedes avanzar con la creación del inventario.
Utilizando una hoja de cálculo como inventario de suministros de oficina
Una hoja de cálculos es una herramienta poderosa y versátil. Es, en muchos sentidos, una base de datos que además te permite realizar complejas operaciones, obtener gráficos y realizar operaciones matemáticas al instante.
Existen muchos programas que permiten crear y editar hojas de cálculo, siendo el más conocido de ellos Microsoft Excel. También puedes utilizar una hoja de cálculos en línea de Google Docs.
Ahora hablaremos de cómo organizar tu hoja de cálculo para que se convierta en tu inventario de suministros de oficina.
- Crea categorías. Por ejemplo, puedes crear una categoría para todos aquellos suministros que sean artículos para escribir, otra para la papelería, otra para los materiales de limpieza, etc.
- Anota todo al detalle. Ahora, coloca el nombre de cada suministro, la cantidad que tienes, la cantidad que compraste y cuándo estimas que será necesaria una nueva compra.
- Mantén la planilla actualizada. Dedícale una hora por semana a esta planilla, registrando las variaciones en el uso de los diferentes materiales.
- Registra las nuevas compras antes de distribuirlas entre tu personal.
- Utiliza la herramienta de gráficos. Estos te permitirán encontrar rápidamente patrones de uso.
- Calcula tus gastos por adelantado. Ahora que sabes qué tienes de cada cosa y en qué frecuencia se gasta, podrás planificar mejor cuándo comprar y prever ese gasto con antelación.
- Planifica tus compras. Al saber con qué frecuencia necesitas reponer un suministro, podrás calcular cuándo comprarlo antes de que te haga falta.
Al principio puede parecer mucho trabajo, pero una vez hecho el primer relevamiento, tu inventario será sencillo de mantener y encontrarás en él un importante aliado. Ya no te encontrarás con gastos sorpresa, ni con faltantes en tus sumistros.
